Berbagi Ilmu tentang Anatomi dan Cara Pengiriman E-mail

E-mail adalah sarana mengirim surat melalui jaringan internet. Proses pengiriman mail melalui e-mail begitu singkat.

Oleh karena itu masyarakat sekarang kini lebih memilih e-mail dibandingkan dengan kotak pos sebagai saran pengirim surat. Selain prosesnya begitu singkat, menggunakan e-mail juga dapat menghemat keuangan dan waktu, selain mengirimkan sesuatu berupa teks, e-mail juga dapat mengirimkan hal berupa lampiran dan gambar.

Anatomi Email

Ketika user telah melakukan proses sign in atau sign up maka. Kita akan masuk ke halam utama dashboard dari email kita, Berikut gambar 1 menunjukkan tampilan awal dashboard email sebagai berikut:

Gambar 1: Dashboard Gmail

Kotak menu pada email :

Dalam email kita memiliki beberapa fitur yang memiliki fungsi-fungsi masing sesuai tugas dalam proses transaksi email. Kalian bisa dilihat pada gambar 2 di samping dan berikut penjelasannya:

Gambar 2: Komponen Menu Email

1. Tulis : untuk menuliskan e-mail.baru

2. Kotak Masuk : untuk menampilkan kotak masuk

3. Berbintang : untuk memberi status khusus padapesan agar mudah ditemukan.

4. Penting: untuk melihat pesan yang anda tandai penting

5. Pesan terkirim : untuk melihat e-mail yang sudah terkirim

6. Draf : untuk menyimpan e-mail yang belum siap dikirim

7. Lingkaran : untuk menambahkan teman yang juga memiliki akun e-mail

8. Ikon akun e-mail : untuk menampilkan akun pemilik

9. Kolom chat : untuk mencari dan mengundang teman e-mail untuk saling komunikasi melalui fasilitas chat yang tersedia.

Kotak Pesan Baru pada email:
Selain fitur-fitur di atas dalam email terdapat sebuah list untuk memudahkan user dalam berinteraksi dan mengatur informasi email keluar maupun yang masuk  berikut fitur-fitur dalam inbox email pada gambar 3 di bawah ini:

Gambar 3: Email inbox

10.Kepada :untuk menuliskan alamat email tujuan. CC adalah copy carbon dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat. BCC adalah blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email ke banyak alamat tetapi penerima tidak bisa melihat alamat penerima lainnya.

11. Subjek : Untuk memasukkan judul dari sebuah pesan

12 Kolom pesan : tempat menuliskan pesan yang ingin dikirim

13 Tombol Kirim: untuk mengirim pesan ke alamat email yang  dituju

14 Daftar ikon perintah : berisi beberapa ikon yang memiliki fungsi masing-masing seperti ubah font, lampirkan file, gambar, emoticon,dll.

15 Menu Header : berisi beberapa macam perintah seperti kotak pencarian, infomrasi akun, opsi, dll.

16. Kolom Label : untuk memberikan label pada pesan yang diterima

17 Kolom pengirim : menunjukkan siapa nama pengirim pesan

18.Kolom pesan : menunjukkan judul dari pesan si pengirim

19 Kolom Tanggal : menunjukkan waktu pesan tersebut masuk ke email

Langkah-Langkah Mengirim Pesan ke Alamat Email Tujuan
Berikut cara sederhana yang pada umumnya dilakukan setiap orang saat ingin melakukan proses transaksi pengiriman email :
1. Login ke akun email.
2. Setelah login klik tombol "TULIS" untuk memulai menulis pesan
3. Pada kolom pesan baru, isilah alamat tujuan, subject, dan isi pesan yang akan dikirim
4. Setelah semua bagian terisi klik tombol "KIRIM" yang tersedia
5. Maka email akan memproses beberama menit, setelah itu terdapat konfirmasi bahwa pesan telah terkirim

Proses Pengiriman Email

Proses pengiriman email tidak jauh beda dengan urat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortir berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.

Gambar 4: Alur Sederhana Pengiriman email

Email pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang anda kirim ke alamat tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Pos Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke kotak pos anda.

Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, kekomputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail server tujuan. Mail-Server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan tetap di tempat tersebut hingga pemiliknya mengambil suratnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol POP3 tadi.

Adapun cara pengiriman data email sama dengan cara sebuah data dikirimkan melalui internet. TCP memecah pesan yang kita sampaikan menjadi paket-paket kecil, kemudian P Protokol (routers) mengirimkan paket-paket tersebut ke tujuan dan setelah sampai ketujuan kemudian TCP menggabungkan kembali pesan-pesan yang diterima di server penerima sehingga pesan tersebut dapat dibaca.

Dalam pengiriman sebuah pesan melalui email kita dapat menyisipkan binary files, seperti gambar, video, suara dan program (executable files). Namun email belum memliki kemampuan untuk secara langsung menangani binary files, sehingga file pertama kali harus disesuaikan (encoding) dalam satu bentuk skema penyesuaian. Skema penyesuaian yan populer adalah MIME and unecode. Hal ini pada umumnya dikenal dengan istilah attachment. Kemudian seseorang yang menerima pesan email yang di dalamnya terdapat binary files yang di-attachment harus me-decode (menyesuaikan kembali) sesuai dengan cara me-encode file tersebut. Banyak paket perangkat lunak email melakukannya secara otomatis. 

Protokol yang dipakai untuk menerima mail disebut dengan Post Office Protocol (POP) . Protokol ini yang mendefenisikan bagaimana sebuah mail dalam berbagai bentuk (asala dalam format SMTP) diterjamahkan dan diterima oleh sistem yang dimiliki user. Dengan kata lain SMTP adalah gerbang untuk mengirim mail dan sebaliknya POP adalah gerbang untuk menerima mail.

Artikel Terkait

Berbagi Ilmu tentang Anatomi dan Cara Pengiriman E-mail

4/ 5

Oleh Arian Nurrifqhi

Arian Nurrifqhi 22:40 1 Komentar